Unternehmen brauchen einen neuen Weg in die KI-Zukunft

Dr. Krüger: Wir stehen vor einer grundlegenden Veränderung. KI wird die Entwicklung von Software erheblich beschleunigen und zugleich immer mehr Arbeit übernehmen, für die Menschen heute zahlreiche Anwendungen bedienen müssen. Damit verändern sich sowohl die Herstellung von Software als auch ihr wirtschaftlicher Wert.

Die Anforderungen eines Unternehmens bleiben allerdings bestehen. Eine Bestellung muss verbindlich erfasst, eine Rechnung korrekt verbucht und ein Mitarbeiter ordnungsgemäß eingestellt werden. Dafür braucht es Geschäftsfunktionen, dauerhaft gespeicherte Daten, nachvollziehbare Prozesszustände, Berechtigungen und klare Verantwortlichkeiten. Hinzu kommen das Wissen des Unternehmens, seine besonderen Regeln und die zahlreichen Ausnahmen, die den betrieblichen Alltag prägen. Die künftige Architektur muss all diese Elemente mit den Fähigkeiten der KI verbinden. Auf dieser Grundlage kann ein Unternehmen zunehmend autonom arbeiten.

Dr. Krüger: Newwork hat dafür mit Beyond eine gemeinsame technologische Grundlage geschaffen. Beyond verbindet verlässliche Geschäftsfunktionen und persistente Daten mit KI, die Zusammenhänge erschließen, Aufgaben planen und Arbeit ausführen kann. Unsere Digital Workforce arbeitet innerhalb dieser Umgebung mit den Prozessen, dem Wissen und den Regeln des Unternehmens.

Das ist gerade bei Ausnahmen entscheidend. Ein Prozess läuft selten ausschließlich nach einem idealisierten Schema. Dokumente fehlen, Angaben widersprechen sich, Zuständigkeiten ändern sich, und Entscheidungen hängen vom jeweiligen Geschäftskontext ab. Die KI muss diese Situationen verstehen und innerhalb klarer Befugnisse bearbeiten können. Wo eine menschliche Entscheidung erforderlich ist, wird sie eingeholt und im Ablauf dokumentiert. So entsteht eine Unternehmensarchitektur, in der menschliche und künstliche Arbeit gemeinsam ausgeführt und gesteuert werden.

Dr. Krüger: Ja. Unser Anspruch lautet „The Enterprise System for Human and AI Work“. Dafür gehören Workplace, Office, Collaboration, Business Solutions und Digital Workforce zusammen. Eine KI, die Unternehmensarbeit übernimmt, benötigt Zugriff auf die Geschäftsfunktionen und die Informationen, aus denen diese Arbeit besteht.

Deshalb ist die Breite von Newwork Teil des technologischen Konzepts. Wir schaffen die Umgebung, in der ein Unternehmen seine Arbeit zunehmend durch KI ausführen lassen kann – einschließlich der fachlichen Substanz, die dafür erforderlich ist.

Dr. Krüger: Ja, selbstverständlich. Wir haben diese Business-Anwendungen in unserer eigenen Newwork-Welt selbst entwickelt. Das ist auch notwendig, weil die KI ansonsten nicht den vollständigen Geschäftskontext hat. Wenn sie Unternehmensarbeit übernehmen soll, muss sie verstehen, wie die verschiedenen Bereiche zusammenwirken, welche Regeln gelten und welche Geschäftsfunktionen sie ausführen kann.

Ein Kundenauftrag steht beispielsweise im Zusammenhang mit Verfügbarkeit, Lieferung, Rechnung und Zahlung. Die KI muss diese Zusammenhänge kennen und mit den zugehörigen Daten und Prozesszuständen arbeiten können. Unsere Business-Suite stellt dafür die fachliche Substanz bereit: die Geschäftsfunktionen, die verbindlichen Daten und die Regeln, nach denen das Unternehmen handelt. Gemeinsam mit Beyond entsteht daraus eine Umgebung, in der die KI Arbeit über die Grenzen einzelner Anwendungen hinweg ausführen kann. Deshalb ist die Breite unserer Anwendungen ein wesentlicher Teil unserer Strategie.

Dr. Krüger: Die Zahl spezialisierter Lösungen wird weiter wachsen, weil KI die Entwicklung neuer Funktionen erheblich erleichtert. Darin liegt eine große Chance: Fachliches Wissen kann schneller in benutzbare Anwendungen übersetzt werden, und Unternehmen können Lösungen für Aufgaben schaffen, die bisher wirtschaftlich kaum zu automatisieren waren.

Für den Vorstand entsteht damit eine Architekturfrage. Einkauf, Personal, Finanzen und Verwaltung greifen auf gemeinsame Daten zu und arbeiten entlang zusammenhängender Prozesse. Wenn jede neue Anwendung ihre eigene Datenwelt, ihre eigenen Berechtigungen und ihre eigene Prozesssteuerung mitbringt, wächst mit jeder gelösten Einzelaufgabe die Komplexität des Gesamtsystems. Newwork bietet die gemeinsame Grundlage, auf der diese fachliche Vielfalt entstehen und im Unternehmen zusammenarbeiten kann. Gerade die Leichtigkeit, mit der neue Anwendungen entstehen, erhöht den Wert einer verlässlichen Enterprise-Plattform.

Was bietet eine solche Plattform über die einzelne Geschäftsfunktion hinaus? Sie sprechen von den sogenannten Non-Functional Requirements.

Dr. Krüger: Dazu gehören Identität und Berechtigungen, Datenschutz, Mandantentrennung, Protokollierung, Verfügbarkeit, Datensicherung, Überwachung und ein geregelter Umgang mit Änderungen. Hinzu kommt die Steuerung der KI: Welche Daten darf ein Agent sehen, welche Aktionen darf er ausführen, wann benötigt er eine Freigabe, und wie lässt sich sein Handeln nachträglich nachvollziehen? Diese Anforderungen müssen im laufenden Betrieb durchgesetzt werden.

Im Einkauf wird das sehr konkret. Ein Agent muss wissen, welche Lieferanteninformationen er nutzen darf. Er muss Bestellungen verbindlich erfassen, Wertgrenzen und Freigaben beachten und seine Aktionen nachvollziehbar dokumentieren. Newwork verbindet die fachliche Aufgabe mit den dafür erforderlichen Plattformdiensten und Kontrollmechanismen. Der Kunde erhält eine gemeinsame Betriebs- und Sicherheitsarchitektur, die er für weitere Anwendungen wiederverwenden kann.

Dr. Krüger: KI macht es leichter, eine Anwendung zu schreiben. Die Verantwortung für ihren Betrieb, ihre Sicherheit und ihre Einbindung in das Unternehmen bleibt bestehen. Würde jeder Fachbereich seine eigene technische Grundlage entwickeln, müssten dieselben anspruchsvollen Aufgaben immer wieder gelöst und dauerhaft gepflegt werden. Auch spezialisierte Anbieter können diese Anforderungen erfüllen; bei einer wachsenden Zahl unabhängiger Produkte muss das Unternehmen jedoch deren Zusammenspiel organisieren.

Mit Create und Every Code bietet Newwork eine Umgebung, in der Unternehmen eigene Anwendungen und Fähigkeiten auf einer vorhandenen Enterprise-Grundlage entwickeln können. Neue Lösungen greifen auf gemeinsame Dienste für Identität, Daten, Prozesse und Governance zurück. Fachliche Besonderheiten lassen sich dadurch schneller umsetzen, während Betrieb und Kontrolle in eine unternehmensweit steuerbare Architektur eingebunden bleiben. Die individuelle Lösung bleibt gestaltbar; ihre technische Grundlage wird gemeinsam getragen.

Dr. Krüger: Eine leistungsfähige Speziallösung kann über Connect eingebunden werden. Newwork ermöglicht es, ihre Ergebnisse und Funktionen in einen größeren Unternehmensprozess einzubeziehen und die angebundenen Aktionen innerhalb des gemeinsamen Ablaufs zu steuern. Welche Daten und Befugnisse eine externe Lösung erhält, wird dabei ausdrücklich festgelegt.

Die New Work Transformation Engine kann solche Anwendungen und Eigenentwicklungen bei der Analyse der Landschaft berücksichtigen. Im New Work Transformation Codex werden ihre Aufgaben, Datenflüsse und Abhängigkeiten sichtbar. Daraus lässt sich ableiten, welche Speziallösung weiter genutzt wird, welche Funktion sinnvoll innerhalb von Newwork entsteht und wo sich parallele Strukturen vereinfachen lassen. Der Kunde kann die Innovation spezialisierter Anbieter nutzen und zugleich die Kontrolle über seine gesamte Arbeitsarchitektur behalten.

Dr. Krüger: Der Einstieg kann mit einem einzelnen Prozess erfolgen. Mit Newwork Connect binden wir vorhandene Systeme an und ermöglichen der Digital Workforce, innerhalb dieser Landschaft zu arbeiten. Der Kunde kann seine bisherigen Anwendungen zunächst weiterbetreiben und bereits von der neuen Arbeitsweise profitieren.

Ein Beispiel ist das Onboarding: Newwork koordiniert die erforderlichen Schritte zwischen Personalbereich, IT und Fachabteilung, verarbeitet Dokumente, verfolgt offene Aufgaben und führt autorisierte Aktionen in den angeschlossenen Systemen aus. Der Kunde erlebt dadurch konkret, was KI im betrieblichen Alltag leisten kann. Aus dieser Erfahrung heraus kann er weitere Prozesse übernehmen und anschließend entscheiden, welche bisherigen Anwendungen er noch benötigt.

Dr. Krüger: Wir setzen bei dem Wissen an, das für eine Transformation benötigt wird. In einer gewachsenen Systemlandschaft muss zunächst verstanden werden, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet: Welche Prozesse existieren? Welche Varianten und Ausnahmen gibt es? Welche Daten, Anwendungen und Regeln hängen miteinander zusammen? Ein erheblicher Teil klassischer Projekte besteht darin, dieses Wissen durch Interviews, Workshops und manuelle Auswertungen zusammenzutragen.

Für diese Aufgabe entwickeln wir die New Work Transformation Engine. Sie erschließt die Prozess- und Systemlandschaft KI-gestützt, wertet die verfügbaren Informationen aus und führt sie zu einem zusammenhängenden Unternehmensmodell zusammen. Die Analysearbeit wird damit in hohem Maße automatisiert und kann während der Transformation fortgeführt werden.

Dr. Krüger: Den New Work Transformation Codex. Darin werden die heutige Unternehmensstruktur und der künftige Aufbau zusammengeführt: Prozesse, Geschäftsfunktionen, Systeme, Daten, Rollen, Regeln und ihre Abhängigkeiten. Der Codex beschreibt außerdem, welche Elemente erhalten bleiben, welche angebunden werden und welche schrittweise durch Newwork übernommen werden können.

Damit entsteht ein konkreter Bauplan für die Transformation. Das Unternehmen kann erkennen, wo ein sinnvoller Einstieg liegt, welche Voraussetzungen dafür bestehen und wie die nächsten Schritte aufeinander aufbauen. Der Codex wird während der Umsetzung weiterentwickelt und bleibt mit dem tatsächlichen Fortschritt verbunden.

Dr. Krüger: Wir beginnen mit einem abgegrenzten Prozess, der einen erkennbaren Nutzen schafft. Das kann Onboarding oder Offboarding sein, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, ein Kundenserviceprozess oder ein Verwaltungsverfahren. Newwork übernimmt diesen Ablauf, während die übrige Systemlandschaft weiterarbeitet.

Mit jedem erfolgreich übernommenen Prozess wächst die Erfahrung des Kunden. Zugleich gewinnen wir Wissen darüber, wie weitere Abläufe auf derselben Plattform umgesetzt werden können. So kann ein Unternehmen seine Architektur schrittweise verändern, ohne die gesamte Organisation gleichzeitig in ein umfassendes Umstellungsprojekt zu ziehen.

Dr. Krüger: Er gilt für gewachsene Unternehmenslandschaften insgesamt. Das können SAP, Oracle oder Salesforce sein, ebenso Fachverfahren in einer Verwaltung und individuell entwickelte Anwendungen. Unsere Ausgangsfrage ist, welche Arbeit im Unternehmen geleistet wird und wie diese Arbeit künftig organisiert werden soll.

Bei sehr alten oder überschaubaren Anwendungen kann eine vollständige Ablösung sinnvoll sein. Bei großen Kernsystemen bietet sich häufig eine Folge einzelner Schritte an. Connect, die New Work Transformation Engine und die Entwicklungswerkzeuge von Newwork eröffnen dafür unterschiedliche Wege auf einer gemeinsamen Plattform.

Dr. Krüger: Ja, grundlegend. Solange eine Alternative kaum vorstellbar ist, werden Investitionen innerhalb der bestehenden Anbieterarchitektur geplant. Dann erscheint die nächste Migration als vorgegebener Weg, selbst wenn sie enorme Mittel bindet.

Newwork eröffnet eine zusätzliche strategische Möglichkeit. Der Vorstand kann seine künftige Unternehmensarchitektur an den Fähigkeiten der KI ausrichten und den Übergang anhand konkreter Prozesse beginnen. Sobald diese Alternative im eigenen Betrieb sichtbar funktioniert, verändert sich auch der Blick auf die langfristige Bindung an die bisherigen Systeme. Die Entscheidung wird wieder gestaltbar.

Dr. Krüger: Genau. Beyond schafft die technologische Grundlage für Unternehmensarbeit im KI-Zeitalter. Die New Work Transformation Engine erschließt die bestehende Unternehmenswelt und entwirft den Weg in diese neue Architektur. Connect ermöglicht den Einstieg in der vorhandenen Landschaft, und die Digital Workforce übernimmt Schritt für Schritt die Arbeit.

Diese Fähigkeiten gehören zusammen. Ein Unternehmen benötigt eine überzeugende Architektur für seine Zukunft und einen praktisch gangbaren Weg dorthin. Zugleich braucht es eine gemeinsame Grundlage, auf der neue KI-Lösungen und eigene Entwicklungen sicher betrieben und mit der übrigen Unternehmensarbeit verbunden werden können. Newwork vereint diese Aufgaben in einem Enterprise System for Human and AI Work. Mit jeder neuen Fähigkeit kann das System wachsen, während der Kunde seine Arbeit weiterhin als Ganzes steuert.